Spørgsmål fra en bestyrelse:
”Hvordan skal vi sammensætte bestyrelsen, og hvordan forholder vi os, hvis et bestyrelsesmedlem fratræder midt i sin valgperiode?”
Bestyrelsens sammensætning
Hvordan en bestyrelse skal sammensættes, afhænger af foreningens vedtægt. Heraf fremgår regler for bestyrelsens virke samt for konstituering af denne.
En bestyrelse kan eksempelvis bestå af en formand, næstformand, kasserer og sekretær, men med mindre bestyrelsesrollerne er fast angivet i foreningens vedtægt, kan bestyrelsen frit vælge disse.
Fordel bestyrelsens opgaver mellem jer
Som udgangspunkt har en bestyrelse et fælles ansvar for alle opgaver, men for at få det daglige bestyrelsesarbejde til at fungere, anbefaler vi bestyrelsen at drøfte følgende:
- Hvem har ansvar for hvilke arbejdsområder?
- Hvilke beføjelser har de(n) ansvarlige?
- Hvordan skal det enkelte bestyrelsesmedlem rapportere tilbage til den samlede bestyrelse?
Opgaver udenfor bestyrelsen
I bestyrelsen kan I også drøfte, om der er opgaver, I vil uddelegere til folk udenfor bestyrelsen; Det kan eksempelvis være til arbejdsgrupper eller stående udvalg. Hvis I uddelegerer opgaver til disse, skal I træffe en beslutning om, hvilke beføjelser I vil give dem, og hvordan de skal rapportere tilbage til bestyrelsen
Hold administrator orienteret
Det er vigtigt, at administrator holdes orienteret om bestyrelsens sammensætning og arbejdsopgaver, så kontakten mellem administrator og forening altid er korrekt.
Forandringer i bestyrelsen
Foreningen må kræve, at bestyrelsen kan afsætte den fornødne tid til at varetage hvervet, og at bestyrelsesmedlemmerne i sin færden skal være ubetinget loyal over for foreningen. Bestyrelser er dog drevet af frivillige kræfter, og der kan derfor være udefrakommende forhold, som gør, at et bestyrelsesmedlem må trække sig midt i sin valgperiode. Hav altid vedtægten for øje når der sker forandringer i bestyrelsen. Fratræder bestyrelsens formand eksempelvis midt i sin valgperiode, kan vedtægten indeholde bestemmelser om, at det alene er generalforsamlingen, der kan vælge en ny. I sådanne tilfælde er bestyrelsen nødt til at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, hvor valg af formand er på dagsordenen.
Suppleanter
De fleste vedtægter hjemler, at der vælges mellem 1-2 suppleanter, som kan supplere bestyrelsen i sit virke.
Som i alle andre situationer indenfor foreningsretten er det helt afgørende, hvad vedtægten siger om suppleanter; Men hovedreglen er, at suppleanter først træder til ved varigt bestyrelsesforfald, hvilket er det tidspunkt, hvor et medlem træder helt ud af bestyrelsen.
Suppleanter er altså ikke aktive bestyrelsesmedlemmer, og de har derfor som udgangspunkt ikke møde- eller stemmeret i bestyrelsesanliggender.
Hvordan vælges suppleanterne?
Hvis ikke det er vedtægtsbestemt, at suppleanter skal vælges i en prioritetsrækkefølge, er det den siddende bestyrelse, der afgør hvilken af de valgte suppleanter, der skal indtræde i bestyrelsen ved varigt frafald.
Hvis bestyrelsen er funktionsdygtig, i henhold til vedtægten, uden supplering fra en suppleant, er det ligeledes op til bestyrelsen at vurdere, om en suppleant er nødvendigt. Det er vigtigt, at foreningens tegningsret altid kan opfyldes.
Husk, at ved enhver bestyrelsesændring, skal der tages et bestyrelsesreferat, som sendes til administrator til upload i foreningens dokumentarkiv.
Skab den bedste bestyrelse for jeres forening
Der findes ingen facitliste på bestyrelsesarbejde, og derfor er det vigtigt, at I finder den forretningsorden og rollefordeling, der passer bedst til jeres arbejdsgange.
Der kan være retningslinjer i jeres vedtægt, som I skal læne jer op ad, men derudover er det op til bestyrelsen selv at beslutte, hvordan den fungerer bedst muligt.
Støtte fra administrator
Jeres ejendomsadministrator er jeres tætteste samarbejdspartner, som kan hjælpe jer i alle tænkelige og utænkelige bestyrelsesscenarier. Skulle I støde på problemer i bestyrelsesarbejdet, er I derfor altid velkomne til at kontakte administrator.
I kan også læse nærmere om vores ejendomsadministration her.