Persondatapolitik (GDPR)

Hos Valdal Advokatfirma går vi op i persondatabeskyttelse, og derfor har vi vedtaget nedenstående persondatapolitik. Politikken skal give dig et indblik i, hvordan vi hos Valdal Advokatfirma behandler og opbevarer dine persondata, samt hvordan vi beskytter data, og hvilke rettigheder du har.

I Valdal Advokatfirma er vores data i høj grad digitaliseret, hvilket i praksis betyder, at vi behandler dine persondata struktureret, overvejet og sikkert ved blandt andet at have adgangskontrol og kryptering af data, i det omfang det er muligt. For eksempel er alt data, der fremsendes til retten pr. e-mail, krypteret.

Vi kommunikerer primært til dig via almindelig ukrypteret email, herunder når vi frem-sender og modtager mails. Vi begrænser fremsendelse via almindelig mail af CPR. nr., fortrolige og følsomme oplysninger mest mulig og benytter eventuelt i stedet almindelig post. Hvis du anmoder om det, benytter vi almindelig post som alternativ.

Har du spørgsmål til vores persondatapolitik, er du velkommen til at kontakte advokat Kresten M. Valdal på [email protected] eller telefon 82 33 40 44

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger, er:

Valdal Advokatfirma v/Niels E. Valdal
Svanemøllevej 25
2100 København Ø

CVR.: 10 10 12 47
[email protected]
35 38 50 00

Valdal Advokatfirma indsamler og opbevarer persondato i forbindelse med bestemte for-mål eller andre lovlige forretningsmæssig formål. For fonde og legater henvises særligt til Persondatapolitik for Fonde og Legater på firmaets hjemmeside. Persondata er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede); ved identificerbar fysisk person forstås en fysisk person, der direkte eller indirekte kan identificeres, navnlig ved en identifikator som f.eks. et navn, et identifikationsnummer, lokaliseringsdata, en onlineidentifikator eller et eller flere elementer, der er særlige for denne fysiske persons fysiske, fysiologiske, genetiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet, jf. persondataforordningens artikel 4, stk. 1. I forordningen skelnes der som udgangspunkt mellem to former for personoplysninger, almindelige og følsomme.

Almindelige personoplysninger er blandt andet: navn, titel, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nr., IP-adresse, fødselsdato, korrespondance og andre i forbindelse med sagen modtagne dokumenter. Følsomme oplysninger er oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering.

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre vores aftalegrundlag inkluderer et behov for dette. Det kan være helbredsoplysninger i forbin-delse med gældssanering, erstatningssager eller straffeoplysninger i henhold til en erstatningssag. Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husregler eller lignende. Du vil i så fald blive orienteret herom.

Vi sikrer os, at data vi har indsamlet er korrekte og opbevares ansvarligt, hvilket vil sige, at vi løbende opdaterer dine persondata, enten via henvendelser, folkeregistret eller offentlige registre, så som CVR-registret. I forlængelse af vores opdateringer af oplysninger, har vi som kvalitetssikringsgrundlag, vedtaget retningslinjer for kontrol af og opdatering af dine persondata. Hvis du mener, at de data vi har om dig er forkert, beder vi dig give os besked herom, således at vi kan sørge for at oplysningerne er korrekte.

Hos Valdal Advokatfirma lægger vi også meget vægt på bevidst og ansvarlig håndtering af persondata, og prioriterer derfor løbende undervisning af vores ansatte.

Besøger du Valdal Advokatfirma skal du være opmærksom på, at vi har TV-overvågning af vores ejendom til brug for kunne identificere eventuelle uvelkomne personer i overensstemmelse med TV-overvågningsloven.

Valdal Advokatfirma indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nød-vendige for at opfylde formålet. Herudover indsamler vi data, som vi har hjemmel til i lovgivningen for, at vi kan varetage vores daglige drift og vores klienters interesser. Slutteligt kan indsamlingen og opbevaringen være nødvendig for at opfylde en kontrakt eller anden retlig forpligtelse. Det sker blandt andet til brug for:

  • Opfyldelse af advokatopdrag, herunder ejendomshandler, dødsbobehandling, retssager, behandling af inkassosager, løsning af tvister og juridisk rådgivning generelt.
  • Administration af din forening og kommunikation i relation til administration.
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder eksempelvis hvidvaskloven, bogføringsloven,
  • De Advokatetiske Regler m.v.

Vi er underlagt oplysningspligt efter databeskyttelsesreglerne, og opfylder denne i forbin-delse med orientering i øvrigt, eller giver informationen, hvor vi skønner det formålstjenligt.

Oplysningspligten kan være begrænset af lov, herunder af vores tavshedspligt samt hvis gennemførelsen heraf kræver en uforholdsmæssig indsats og/eller formålet vil forspildes eller afgørende hensyn til boets, afdødes, arvingernes eller det offentliges interesser taler i mod.

Du bedes straks informere os skriftligt, hvis du ønsker, at vi skal træffe konkrete foranstaltninger, herunder særligt i forhold til dine personoplysninger.

Vi behandler kun data om dig, der er relevant og nødvendig i forhold til de formål, som defineres ovenfor. Ved indsamling af data lægger vi vægt på rimelighed, saglighed og gennemsigtighed.

Formålet med behandlingen er relevant i forbindelse med hvilke typer af data, vi indsamler og opbevarer om dig, idet vi for hvert opdrag definerer hvilke data, der er relevante til brug for løsning af det enkelte opdrag. Vi indsamler således ikke mere data, end hvad vi vurderer måtte være nødvendigt. Ved ethvert advokatopdrag fremsendes en ordrebekræftelse til dig, såfremt vi ikke allerede har indgået en fast aftale eller kontrakt. Er din forening i administration hos Valdal Advokatfirma, medfører opfyldelse af den indgåede administrationsaftale, at vi dagligt behandler personoplysninger som eksempelvis navn, adresse og kontaktoplysninger i foreningens interesse. Det vil sige, at Valdal Advokatfirmas Ejendomsadministration er databehandler for dig som forening, og at foreningen er dataansvarlig for de data, som administrationen behandler.

Derudover behandles personoplysningerne til administrative og andre interne formål i relation til vores virksomhed.

Valdal Advokatfirma videregiver udelukkende persondata til samarbejdspartnere, som vi har hjemmel til enten via en kontrakt/aftale eller fordi, vi er retligt forpligtet til at videre-give dine persondata.

Videregivelsen til brug for markedsføring finder som udgangspunkt ikke sted. Skulle det mod forventning blive relevant, vil du blive anmodet om at afgive dit samtykke.

Valdal Advokatfirma hverken videregiver eller deler dine persondata til aktører uden for EU/EØS.

Valdal Advokatfirma opbevarer som udgangspunkt dine persondata, indtil formålet er opfyldt. Formålet varierer, som nævnt, fra sag til sag. Det vil eksempelvis sige, at data til opfyldelse af bogføringslovens bestemmelser vil blive opbevaret i mindst 5 år, i sager hvor vi kan ifalde rådgiveransvar, opbevares de nødvendige data i 10 år, og i alle advokatsager opbevares klienters navne, adresse og fødselsdato, indtil klientforholdet ophører, jf. De Advokatetiske Regler, herunder for at undgå interessekonflikter. Har din forening været i administration hos Valdal Advokatfirma videregives alle oplysninger til ny administrator, jf. Ejendomsforeningen Danmarks etiske normer for ejendomsadministration, og slettes som udgangspunkt efterfølgende efter retningslinjerne i ovenstående af-snit og gældende lovgivning.

Valdal Advokatfirma har vedtaget interne politikker, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata. Vi har endvidere interne politikker og procedurer for adgangsrettigheder for vores medarbejder inden for de forskellige sagsområder til de forskellige systemer. Medarbejdernes faktiske adgang kontrolleres gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tages der løbende back-up af Valdal Advokatfirmas data, og vi har i øvrigt truffet relevante fysiske, organisatoriske og tekniske sikkerhedsforanstaltninger.

Dine persondata bliver slettet, når formålet og opbevaringspligten, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring, er opfyldt. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.

Valdal Advokatfirma har i nogle opdrag, behandlinger og sager brug for konkrete data fra dig for at udføre opgaven, herunder f.eks. kopi af billedlegitimation samt sundhedskort jf. hvidvaskloven, ved ejendomshandler og tilsvarende fra bestyrelsen i foreningen, hvor særskilte bankkonti skal oprettes på vegne af foreningen, eller CPR-nr. fra ansøgere i fonde til brug for udbetalingen af donationer til ansøgerens NemKonto.

Du har til enhver tid ret til at anmode om indsigt, i hvilke data vi behandler om dig, og hvad vi bruger dem til, herunder hvem vi videregiver oplysningerne til, og hvornår vi sletter oplysningerne.

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig er urigtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse om, hvori det urigtige består, og hvordan de skal rettes.

I nogle tilfælde er vi forpligtet til at slette dine persondata ex officio. Hvis Valdal Advokatfirma opbevarer data om dig, som du mener, ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, de blev indsamlet til, kan du anmode om at få dem slettet.

Når du henvender dig med en anmodning om at få adgang til, rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Adgangen kan dog være begrænset af hen-syn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder, opfyldelse af lovkrav og immaterielle rettigheder.

Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du har stillet til rådighed for os, og som vi har indhentet om dig, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, bedes du rette henvendelse til advokat Kresten M. Valdal på [email protected] eller telefon 82 33 40 44.

Du kan herudover altid indgive en klage til Datatilsynet eller en anden relevant databeskyttelsestilsynsmyndighed. Vi vil sætte stor pris på, at du, inden du eventuelt beslutter dig for at klage til Datatilsynet, kontakter os.

Besøg Datatilsynet her.